5 Alasan Mengapa Proses Approval Harus Diotomatisasi

EKBIS | TD — Proses approval merupakan bagian tak terpisahkan dari aktivitas operasional perusahaan, mulai dari pengajuan cuti hingga permintaan pembelian atau reimbursement. Di era kerja yang serba cepat ini, perusahaan dituntut untuk bergerak lebih efisien dan tidak terhambat oleh proses persetujuan yang memakan waktu.

Namun, proses approval manual sering kali menimbulkan berbagai kendala yang menghambat kelancaran bisnis. Masalah seperti keterlambatan persetujuan, banyaknya waktu terbuang untuk follow-up, dan tidak adanya jejak digital, bisa menjadi tantangan besar bagi perusahaan. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang mulai beralih ke sistem approval otomatis untuk mengatasi hal-hal tersebut.

Apa itu Approval Otomatis?
Approval otomatis adalah sistem yang mengatur proses persetujuan secara digital dengan alur kerja yang telah ditentukan, tanpa memerlukan intervensi manual. Proses ini memungkinkan pengajuan langsung diteruskan ke pihak terkait berdasarkan alur yang sudah ditetapkan. Semua notifikasi, status, dan riwayat persetujuan akan tercatat secara otomatis.

Berikut adalah lima alasan utama mengapa proses approval perlu diotomatisasi:

1. Menghemat Waktu Operasional
   Salah satu keuntungan utama dari approval otomatis adalah efisiensi waktu. Sistem seperti Lark Approval memungkinkan setiap pengajuan langsung masuk ke daftar notifikasi pihak yang berwenang tanpa harus menunggu email dibaca atau mengingatkan atasan secara manual. Proses persetujuan berjenjang yang terotomatisasi juga mengurangi waktu yang biasanya terbuang untuk follow-up.

2. Mengurangi Risiko Human Error
   Proses manual rentan terhadap kesalahan, seperti kelupaan menyetujui, dokumen yang salah input, atau kehilangan file. Dengan sistem otomatis, risiko-risiko ini dapat diminimalkan. Alur kerja yang sudah terstruktur memastikan bahwa data yang dimasukkan benar sejak awal dan setiap langkah persetujuan tercatat dengan sistematis.

3. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
   Sistem approval otomatis meningkatkan transparansi di tempat kerja. Semua informasi terkait pengajuan, siapa yang menyetujui, serta waktu dan komentar persetujuan tercatat dengan jelas. Dengan Lark, perusahaan dapat melihat histori approval secara real-time, memudahkan audit, pelacakan dokumen, dan evaluasi secara efisien.

4. Mempercepat Pengambilan Keputusan Bisnis
   Kecepatan pengambilan keputusan sangat penting dalam dunia bisnis yang serba cepat. Dengan sistem otomatis, proses persetujuan tidak lagi terhambat oleh administrasi yang lambat. Lark Approval bisa diakses dari perangkat apapun, bahkan smartphone, sehingga proses persetujuan tetap berjalan cepat meski di luar kantor.

5. Mendukung Sistem Kerja Modern dan Fleksibel
   Dengan semakin banyaknya perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau remote, proses approval manual menjadi semakin tidak efisien. Sistem approval otomatis mendukung fleksibilitas ini, memungkinkan karyawan mengajukan dan menyetujui form kapan saja dan di mana saja. Integrasi dengan layanan lain seperti kalender, dokumen, dan chat juga membuat kerja semakin efisien.

Kenali Lark Approval
Lark Approval adalah fitur dari Lark Suite, platform kolaborasi kerja yang dikembangkan oleh ByteDance. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat formulir digital, menetapkan alur approval otomatis, serta memantau status pengajuan secara real-time. Beberapa fitur utama dari Lark Approval termasuk:

• Formulir digital yang dapat dikustomisasi

• Persetujuan berjenjang sesuai struktur organisasi

• Integrasi dengan Lark Base untuk pelacakan dan laporan

• Notifikasi otomatis dan real-time

• Riwayat approval yang bisa diakses kapan saja

Dengan fitur-fitur ini, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional mereka dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan efisien.

Jika perusahaan Anda masih menggunakan sistem manual untuk proses approval, mungkin inilah saatnya beralih ke sistem otomatis. Dengan otomatisasi, proses persetujuan akan menjadi lebih cepat, aman, dan mudah dilacak. Anda juga akan lebih siap beradaptasi dengan sistem kerja modern yang fleksibel. Cobalah sistem approval otomatis dengan Lark untuk memastikan kelancaran operasional bisnis Anda. (*)